WPS Office-PDF, Word, Sheet

Analys av Appwesome

När jag vill göra en snabb ändring i ett dokument på mobilen vill jag helst slippa fundera på vilket program som kan öppna filen. Det är den praktiska idén bakom WPS Office-PDF, Word, Sheet: samla flera vanliga kontorsuppgifter i en och samma app. I min användning är det framför allt växlingen mellan dokument och PDF som gör den intressant, snarare än att den försöker ersätta varje del av ett datorbaserat kontor.

En arbetsyta för flera filtyper

WPS Office är en kostnadsfri produktivitetsapp från WPS SOFTWARE PTE. LTD. Den har funnits sedan den 21 juli 2011, och version 18.25.1 fungerar på enheter med Android 7.0 eller senare. Att appen har över 500 miljoner installationer och ett genomsnitt på 4,4 från omkring 5,9 miljoner betyg säger något om hur brett den används, men för mig är den verkliga prövningen enklare: kan jag öppna en fil, göra det jag behöver och få den vidare utan onödigt krångel?

Ofta går det bra. Jag kan arbeta med textdokument, kalkylblad, presentationer och PDF-filer i samma miljö. Det betyder inte att varje format känns identiskt eller att allt blir lika bekvämt som på en dator. Däremot minskar behovet av att hoppa mellan separata appar när uppgiften är liten och tydlig. Appen är PEGI 3, vilket gör åldersmärkningen bred, men innehållet är förstås främst användbart för personer som faktiskt behöver hantera dokument.

Allt-i-ett-lösning för dina dokument

WPS Office-PDF, Word, Sheet marknadsförs som en komplett lösning för allt du behöver när det gäller kontorsarbete på mobilen. Först och främst, låt oss prata om de tre stora: Word, Excel, och PDF. Appen låter dig skapa, redigera och visa dokument, kalkylblad och PDF-filer. Det känns som att ha ett helt kontor i telefonen! Det är ganska häftigt att kunna skicka en snabb redigering av ett dokument medan du sitter på bussen eller väntar på en latte.

En sak som verkligen sticker ut är hur smidigt allt fungerar. Appen har en enkel och intuitiv design, vilket gör det lätt att navigera mellan olika funktioner. Om du är van vid att använda Office-program på datorn, kommer du känna igen dig direkt.

PDF-funktioner som imponerar

PDF-hantering är en av de stora styrkorna i den här appen. Du kan enkelt konvertera dokument till PDF och vice versa. Att kunna kommentera och signera PDF-filer direkt i appen sparar mycket tid och krångel. Jag testade att lägga till kommentarer i ett PDF-dokument, och det var en dröm. Funktionen för att slå samman PDF-filer är också en fin touch, speciellt när du behöver organisera dina dokument snabbt.

Det jag uppskattar med den här delen av arbetsflödet är att den löser små men återkommande avbrott. Om jag får ett formulär som ska fyllas i och skickas tillbaka kan jag först granska innehållet, markera en fråga som behöver förtydligas och lägga till en signatur utan att börja om i ett annat verktyg. När flera underlag hör ihop kan sammanslagning vara användbar för att skapa en enda fil att dela. Jag behandlar ändå PDF-ändringar med lite eftertanke: kommentarer och en signatur är inte samma sak som att bygga om ett komplicerat original. Om layouten måste vara exakt eller filen är viktig, granskar jag den färdiga versionen innan jag skickar den vidare.

Ett arbetssätt som sparar tid är att bestämma vad mottagaren faktiskt behöver innan jag exporterar eller slår ihop något. En signerad sida kan räcka för ett enkelt godkännande, medan en lång rapport kanske bör lämnas i sin ursprungliga struktur. Jag försöker också hålla arbetskopian åtskild från originalet när dokumentet ska vidare till fler personer. Det är ett enkelt sätt att undvika att en snabb mobilredigering blir den enda versionen jag har kvar.

Kreativa verktyg för alla behov

Om du är som jag och gillar att spela runt med presentationer, har WPS Office några riktigt trevliga verktyg för att skapa imponerande presentationer. Det finns ett brett utbud av mallar att välja mellan, vilket gör det enkelt att skapa en snygg presentation utan att behöva gräva för djupt i design. Och om du känner dig extra kreativ, finns det gott om anpassningsalternativ för att ge dina skapelser en personlig touch.

Ändå är telefonen inte alltid rätt plats för det sista finliret. Jag tycker att mallar passar bäst när jag behöver ett tydligt första utkast, till exempel en enkel presentation inför ett möte eller en genomgång. På en liten skärm blir det svårare att upptäcka ojämna radbrytningar och detaljer som hamnar snett. Därför skulle jag använda mobilen för att komma igång eller göra en mindre justering, och sedan kontrollera resultatet på en större skärm om presentationens utseende är viktigt.

Synkronisering och delning

En annan fantastisk funktion är möjligheten att synkronisera dina dokument över olika enheter. Med molnlagring kan du komma åt dina filer var som helst, när som helst. Det är extremt praktiskt för dem av oss som hoppar mellan olika enheter hela dagen. Och när det kommer till att dela dokument, gör appen det till en barnlek. Du kan dela dokument via e-post eller olika sociala medieplattformar direkt från appen.

För att få nytta av ett sådant flöde behöver jag ändå tänka på var filen ligger och vilken kopia jag redigerar. Om jag börjar på mobilen och fortsätter på en annan enhet vill jag försäkra mig om att ändringen har sparats innan jag stänger appen. Vid delning kontrollerar jag också mottagare och filversion; en snabb delningsknapp gör själva överföringen enkel, men den kan inte avgöra om jag valt rätt dokument. Den vanan är särskilt värdefull när en fil innehåller kommentarer eller uppgifter som bara är avsedda för en viss person.

Så passar appen in i en vanlig dag

Tänk dig att jag får ett dokument inför ett möte medan jag är på väg dit. Jag öppnar filen, rättar en formulering och skickar tillbaka den, eller gör en PDF av en färdig version om mottagaren behöver ett format som är lätt att läsa. Senare kan jag gå igenom ett kalkylblad eller lägga till en kommentar i ett underlag. Det är den sortens små uppgifter där det är praktiskt att ha flera dokumentverktyg samlade, eftersom jag slipper skjuta upp allt tills jag sitter vid datorn.

Jag skulle däremot inte välja ett sådant mobilflöde för en lång rapport med många noggranna layoutändringar, avancerade beräkningar eller en presentation som måste vara visuellt exakt. Pekskärmen och det begränsade utrymmet gör precisionsarbete långsammare. När uppgiften är stor eller kräver full kontroll tycker jag att en datorversion av ett kontorsprogram är det bättre huvudverktyget; mobilen fungerar då snarare som ett komplement för granskning och snabba korrigeringar.

Jämfört med att använda separata appar

Det tydligaste alternativet är att välja ett särskilt program för varje filtyp eller att använda den kontorssvit man redan har på datorn. Separata appar kan kännas mer fokuserade, och en välbekant skrivbordsapp ger ofta bättre överblick när arbetet blir komplext. WPS Office vinner i stället på att samla många vardagliga moment i en mobil lösning. Om jag ofta bara behöver läsa, kommentera, konvertera eller skicka vidare olika dokument blir den samlingen mer praktisk än att växla mellan flera verktyg.

Det är en avvägning, inte ett bevis på att en enda app alltid är bäst. Den som främst skriver långa texter kan föredra ett renodlat skrivverktyg, medan den som sköter avancerade kalkylblad bör välja en miljö där det är bekvämt att kontrollera formler och celler i detalj. Jag ser därför WPS Office som ett användbart nav för blandade dokumentuppgifter, inte som ett självklart skäl att överge varje annan lösning.

Små vanor som gör arbetet säkrare

När jag öppnar ett dokument från någon annan börjar jag med att kontrollera att det är rätt fil och att innehållet ser rimligt ut innan jag gör ändringar. Sedan försöker jag hålla uppgiften avgränsad: rätta text, kommentera eller skapa en PDF, i stället för att göra flera typer av förändringar på en gång. Det gör det lättare att upptäcka om något i dokumentets utseende ändras när jag sparar eller delar det.

För kalkylblad är mobilen särskilt användbar för att läsa och göra mindre ändringar, men jag skulle ta extra tid på mig innan jag skickar ett blad där siffror eller formler påverkar beslut. En liten skärm kan göra det svårare att se sammanhanget mellan kolumner. För PDF-filer använder jag kommentarer när jag vill visa vad som behöver ses över, och en sammanslagen fil när mottagaren faktiskt behöver underlagen tillsammans. Det är två olika behov, och att välja rätt från början ger ett tydligare resultat.

Kostnad, förväntningar och vem som får mest nytta

Appen går att använda gratis, men köp i appen kan kosta från 1 krona till 3 149 kronor när betalningen sker via Google Play. Jag skulle därför börja med att prova de uppgifter jag faktiskt gör ofta innan jag bestämmer mig för att betala för något. Det viktiga är inte att alla möjliga verktyg finns, utan om just mitt sätt att arbeta kräver dem. Den som bara öppnar dokument ibland kan mycket väl klara sig med gratisanvändningen, medan en person som ofta redigerar filer på telefonen kan vilja undersöka vilka betalalternativ som passar behovet.

Jag tror att appen passar bäst för studerande, frilansare och andra som ofta får dokument när de inte sitter vid en dator. Den är också praktisk för den som vill kunna läsa en fil, göra en liten ändring och skicka tillbaka den utan att först ordna ett helt skrivbord. Om jag däremot nästan alltid arbetar med stora dokument, är beroende av avancerad formatering eller vill ha ett specifikt verktyg för bara en uppgift, skulle jag jämföra med en mer specialiserad lösning innan jag byter vanor.

Så, är WPS Office-PDF, Word, Sheet värd det? Om du behöver en flexibel och kraftfull kontorsapp som kan hantera olika filformat och erbjuda bra verktyg för dokumenthantering, skulle jag säga absolut! Det är som att ha en schweizisk armékniv för dokument på din smartphone. Appen känns snabb och responsiv, och det faktum att den erbjuder så mycket funktionalitet gratis gör den ännu mer tilltalande.

Om du letar efter en app som kan hantera dina dokumentbehov på språng, tycker jag att du borde ge WPS Office en chans. Det är en av de där apparna som, när du väl har den, undrar du hur du klarade dig utan.